Как научиться делать все вовремя

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Разбивайте сложные задачи на мелкие

Если в вашем проекте много пунктов, то, скорее всего, будет много отступлений. Прежде, чем приступать к выполнению, нужно все этапы хорошо продумать, а потом для каждого этапа поставить срок выполнения. То, что у каждого этапа будет свой дедлайн, положительно скажется на дисциплине и тогда вы все успеете в срок.

Если вы работаете удаленно, планирование задач — необходимость. От того, насколько вы дисциплинированны, зависит и отношение клиентов, и количество работы, которую вы способны делать, а значит, и сумма вознаграждения.

Как правильно организовать рабочий день

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Предлагаем ознакомиться  Что делать, если болит ухо внутри у взрослого?

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

Как научиться делать все вовремя

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.
Предлагаем ознакомиться  Неправильный обмен веществ что делать

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

Учитывайте свою работоспособность

Это поможет вам понять, какой ресурс времени и энергии есть для тех дел, которые вы запланировали.

Как научиться делать все вовремя

Далее выполните следующее упражнение. Возьмите лист бумаги и напишите все дела, которые вы хотели бы переделать. Напротив каждого пункта укажите время, необходимое на его выполнение. Но не по принципу «Если сильно захочу, то сделаю это за… минут / часов», а по принципу «При средней скорости в спокойном состоянии я сделаю это за… минут / часов».

Посчитайте, сколько времени у вас должно уйти на выполнение всех этих дел.

Ответьте себе на вопрос: у вас есть это время? Внимательно посмотрите на своё расписание на прошлой неделе и вспомните, что при распределении дел должно оставаться 30% свободного времени на непредвиденные ситуации.

Если у вас это время есть, то переходите к пункту о физиологических потребностях и энергии.

Если у вас этого времени нет, получается, вы хотите невозможного. А если вы хотите невозможного и корите себя за то, что это невозможное не выполняете, то вы к себе крайне несправедливы. И у вас есть несколько вариантов:

  1. Продолжать мучить себя за то, что не выполняете невыполнимое.
  2. Смириться с тем, что вы не всемогущи, и сделать следующее:
  • расставить делам приоритеты и выполнять сначала «обязательно — вопрос жизни и смерти», затем «крайне желательно, иначе возможны серьёзные последствия» и напоследок «хотелось бы, но в ином случае последствия будут незначительны»;
  • перераспределить дела. Вы уверены, что все эти задачи можете делать исключительно вы? Может, обсудить с начальником перечень ваших главных задач и возможность нанять помощника? Или же кто-то из ваших близких может взять часть нагрузки по дому на себя?
Предлагаем ознакомиться  Болит головка полового члена почему что делать как лечить

Один из признаков гармонично текущей энергии — чувство бодрости по утрам. Это значит, что у вас достаточно сил, чтобы прожить новый день. Если вы просыпаетесь с хорошим самочувствием и настроением и у вас есть время в расписании на выполнение своих дел, то я вообще не понимаю, зачем вы читаете эту статью!

В ином случае обращаем внимание на то, что в течение дня даёт вам энергию и что забирает. Если вы весь день крутитесь как белка в колесе, делаете нелюбимую работу, всё хозяйство тянете на себе, у вас нет ни минуты свободного времени и при этом вы ругаете себя за то, что не успеваете сделать что-то ещё, то спешу заметить: вы не бессмертный пони. Так вы загоняете себя в могилу — нужно срочно пересматривать жизненные приоритеты.

Ещё раз посмотрите на свои записи за предыдущую неделю и подумайте:

  • Что даёт вам энергию? Какую ещё деятельность (лишний час сна, массаж, прогулки на свежем воздухе) вы можете добавить в расписание, чтобы получать больше энергии?
  • Что забирает энергию и от чего вы можете отказаться? Впору вспомнить о расстановке приоритетов и перераспределении обязанностей.
  • Как вы можете организовать себя и своих близких, чтобы дающих энергию занятий было больше, а забирающих — меньше?

Как научиться делать все вовремя

Ответив на эти вопросы, сделайте следующее:

  • Составьте план действий и помните, что менять всё и сразу сложно, поэтому вносите по одному или паре изменений в неделю.
  • Заручитесь поддержкой близких и отнеситесь к ним с уважением: объясните, почему для вас важны эти изменения, и будьте готовы к тому, что они могут сопротивляться.
  • Награждайте себя даже за маленькие успехи (приятной покупкой исключительно для себя, словами похвалы) и не ругайте за неудачи. Не получилось что-то сделать на этой неделе — не страшно, сделаете на следующей.

Так что, друзья, стремясь переделать все дела, обязательно помните об ограниченности времени и своих возможностях и не верьте популярным веяниям. Вы никак не сможете успеть всё. Но это вовсе не значит, что вы не можете успеть главного!

Не давайте вас отвлекать

Чтобы не давать вас отвлекать, нужно научиться говорить «нет». Всегда найдется пара человек, желающих оттянуть ваше внимание на себя. Конечно, это не говорит о том, что не нужно никому помогать, просто не нужно делать это за счет того, что важно для вас самих. Отказывать бывает непросто, но иногда это необходимо.

Ранее мы писали о пяти привычках, которые ставят крест на вашем развитии.

По материалам дзен-канала «Лайфхакер»

Оцените статью
Мужская психология
Adblock detector